Politique de confidentialité

1. Deux rôles

Un distributeur abonne son entreprise à PocketPO et invite ses clients (les « acheteurs ») à y passer des commandes. Les renseignements des acheteurs appartiennent au distributeur, qui décide qui est invité et peut retirer un accès; PCR les traite pour son compte afin d'exploiter le portail. Pour toute question sur l'usage que fait un distributeur de vos renseignements, adressez-vous d'abord à lui.

2. Renseignements recueillis

Pour chaque utilisateur du portail (acheteur, représentant ou administrateur d'un distributeur) :

• adresse courriel et, s'il est fourni, nom;
• rôle, entreprise cliente rattachée et personne qui a envoyé l'invitation;
• dates de création et de dernière modification, et statut actif ou inactif;
• liens de connexion (valides 15 minutes, à usage unique) et sessions (durée fixe de 30 jours);
• commandes passées : numéro, produits, quantités, notes et personne qui a passé la commande.

Nous n'enregistrons ni mot de passe (la connexion se fait par lien envoyé par courriel), ni adresse IP, ni empreinte de navigateur dans nos bases de données. L'adresse IP est gardée en mémoire seulement, pour limiter les demandes de connexion abusives; une adresse qui dépasse la limite est notée dans les journaux techniques. Ces journaux peuvent contenir des adresses courriel; ils sont supprimés automatiquement selon leur volume.

Le catalogue, les prix et la liste des clients proviennent du logiciel de gestion du distributeur (SOS Inventory), avec son autorisation. Le site pocketpo.com ne recueille que ce que vous saisissez vous-même dans le formulaire de réservation d'une démonstration.

3. Finalités

Nous utilisons ces renseignements uniquement pour : vous connecter au portail; transmettre vos commandes au distributeur et les inscrire dans son système de gestion; vous envoyer les courriels liés à votre compte et à vos commandes; assurer la sécurité du service; répondre à nos obligations légales. Aucune vente, aucun profilage, aucune publicité.

4. Qui y a accès

• Le distributeur et ses représentants, pour les commandes de leur entreprise.
• PCR, pour l'exploitation et le soutien technique, par un accès restreint.
• Nos fournisseurs, strictement pour le service qu'ils rendent :

Les courriels et les commandes transitent donc hors du Québec. Avant d'y recourir, nous avons évalué que ces fournisseurs offrent une protection adéquate et nous sommes liés à eux par contrat. Les sauvegardes sont chiffrées avant de quitter notre serveur; la clé de déchiffrement n'y est pas stockée.

5. Sécurité

Connexions chiffrées (HTTPS), connexion sans mot de passe par lien à usage unique, jetons d'accès au logiciel du distributeur chiffrés dans la base de données, cloisonnement strict entre distributeurs, mises à jour de sécurité automatiques, sauvegardes quotidiennes chiffrées et testées. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, comme la loi l'exige.

6. Conservation

• Liens de connexion : inutilisables après 15 minutes ou dès leur usage; sessions : expirées après 30 jours ou à la déconnexion. Un nettoyage automatique supprime chaque nuit les liens et sessions expirés.
• Compte d'utilisateur : conservé tant que le distributeur maintient l'accès. À sa demande, un utilisateur sans commande est supprimé entièrement; un utilisateur ayant passé des commandes est anonymisé (courriel, nom et accès supprimés) afin que l'historique de commandes du distributeur reste exact.
• Commandes : conservées tant que le distributeur est abonné, puis supprimées à sa demande à la fin de l'abonnement.
• Sauvegardes : 30 jours. Journaux techniques : supprimés automatiquement selon leur volume.

7. Vos droits

Vous pouvez demander à consulter vos renseignements, à les corriger, à les faire supprimer ou à retirer votre consentement, et vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec. Écrivez-nous à l'adresse ci-dessous; nous répondons dans les 30 jours. Si vous êtes acheteur, nous transmettrons la demande au distributeur concerné lorsque la décision lui revient.

8. Témoins et suivi

Le portail n'utilise que des témoins strictement nécessaires : la session et le choix de langue (FR/EN, conservé un an); les administrateurs reçoivent aussi un témoin de courte durée pendant la connexion à SOS Inventory. Aucun outil d'analyse d'audience ni de publicité n'est installé sur le portail ni sur pocketpo.com. Le calendrier de réservation d'une démonstration sur pocketpo.com est fourni par Zoho, qui dépose ses propres témoins dans ce cadre.

9. Responsable et contact

Responsable de la protection des renseignements personnels : Didier Allien, président, PCR Solutions Inc.

Courriel : confidentialite@pocketpo.com

10. Modifications

Nous publierons toute modification sur cette page avec sa date. En cas de changement important, les distributeurs abonnés en seront avisés par courriel. En cas de divergence entre les versions française et anglaise, la version française prévaut.